Les bureaux de demain seront adaptables et basés sur l’usage

Les bureaux actuels ont été conçus pour résoudre des problèmes qui se posaient par le passé. Les méthodes de travail modernes rendent ces espaces de travail obsolètes et ouvrent la voie à des modèles de financement plus innovants et basés sur l’usage. L’évolution démographique et les progrès technologiques ont conduit à repenser notre façon de travailler et donc à imaginer un lieu de travail dynamique qui doit s’adapter aux besoins des travailleurs qui y opèrent et non l’inverse. Les entreprises voient dans la technologie la possibilité de créer l’environnement de travail de demain, un environnement qui favoriserait la productivité, le recrutement et la fidélisation du personnel.

En l’espace d’une génération, la notion de bureau a radicalement changé. L’espace fermé où le personnel travaille assis à son bureau a cédé le pas à un espace ouvert, à de nouveaux environnements de travail agiles dans lesquels le personnel peut ne pas avoir de bureau du tout. Dans le même temps, l’organisation flexible du travail a cessé d’être un droit du travailleur pour devenir un outil essentiel visant à accroître la productivité selon les entreprises.

Un cadre de travail qui a pu convenir aux travailleurs nés après-guerre peut ne plus être adapté à la génération des millennials nés à l’ère du tout numérique qui communiquent à distance grâce à leurs smartphones, par visioconférence et par les réseaux sociaux. Ces derniers ne conçoivent plus le bureau comme un lieu fixe et permanent où se rendre au quotidien. Grâce à la technologie et au cloud, les salariés peuvent désormais emporter leur bureau partout avec eux et être connectés en permanence grâce aux e-mails.

L’espace de travail perd ainsi en importance, et les entreprises se voient contraintes de repenser le monde physique. Avec l’essor de l’économie de l’usage, les entreprises ne cherchent plus à être propriétaires des biens matériels, mais à acquérir la souplesse nécessaire pour continuer à suivre l’évolution des tendances commerciales et des cycles économiques.

La maintenance n’est plus à la charge du locataire. Les propriétaires doivent faire appel à des spécialistes pour livrer un lieu de travail adapté à l’avenir. Dans le même temps, la pression face à la réduction des coûts et des dépenses en capital qui pèse sur les entreprises est un autre facteur important qui les incite à moins dépendre de la propriété et de la gestion d’espaces de bureaux physiques.

Les entreprises internationales incitent de plus en plus leur personnel à travailler depuis chez eux afin de maîtriser leurs dépenses et d’accroître la production et l’implication de leur personnel. À mesure qu’elles se défont ou ferment des bureaux onéreux en faveur de nouveaux espaces plus rentables, elles sont en quête d’une offre sur mesure.

La majorité des personnes qui travaillent dans des bureaux n’ont désormais besoin de guère plus que d’un téléphone, un ordinateur portable et une connexion Internet pour effectuer leur travail. Il ressort d’une étude réalisée par Deloitte que le lieu de travail de 2020 sera « élastique » par nature. Cette élasticité va devoir prévaloir dans les pratiques professionnelles et les décisions stratégiques à mesure que la digitalisation et l’expérience sociale vont se faire de plus en plus présentes dans le quotidien du salarié. Pour qu’un lieu de travail reste agile, mobile et centré sur les données, les grands décideurs doivent pouvoir prévoir les changements qui vont intervenir dans leur secteur et adapter en permanence leurs plans de transformation.

Compte tenu de ces changements, les bureaux de demain devront être des espaces multifonctionnels et adaptables où les salariés peuvent se réunir pour innover. Certaines entreprises sont ainsi désormais en quête de « bureaux basés sur l’activité », qui intègrent différents espaces, comme des salles de présentation, des salles plus vastes propices à la recherche d’idées et des espaces plus petits où travailler en silence.

Pour profiter des avantages qu’offre la technologie, les entreprises doivent repenser leur approche en matière de conception des bureaux et de stock. Louer un espace de bureau est une tendance de longue date et une approche que les entreprises devraient appliquer à tous les niveaux maintenant que l’on travaille de moins en moins aux heures de bureau, dans un espace physique plus restreint. Avec les progrès technologiques, les biens commencent à se déprécier dès leur achat et aujourd’hui plus que jamais. La solution de location d’équipement et de fournitures de bureau usuels devient ainsi plus attrayante et économique, notamment lorsque l’on a besoin de pouvoir compter sur sa trésorerie pour transformer d’autres éléments inhérents à un lieu de travail agile.

Pour être plus efficace, il faut pouvoir disposer en permanence de nouvelles technologies, et ce n’est possible que grâce à la location. Être propriétaire, c’est conserver un bien pendant cinq ans, même s’il est obsolète, ajoute Pascale Layant, Directeur Général Adjoint chez BNP Paribas Leasing Solutions.

De la même façon que les grandes entreprises internationales cherchent à revoir leurs cadres de travail pour répondre à l’évolution des besoins du personnel et des clients, les petites start-up ont développé leur propre vision de ce qu’est un lieu de travail agile. Elles peuvent n’avoir besoin d’espace que pendant quelques heures, le temps de rencontrer des clients ou d’organiser une visioconférence, et sont à l’aise avec les modèles de paiement à l’utilisation. Il appartient dès lors aux propriétaires d’offrir un environnement de travail évolutif.

À l’instar des propriétaires et locataires, les prestataires de services et d’infrastructures réservent un bon accueil à l’environnement de travail de demain en proposant des formules par abonnement. Ainsi, l’activité de cloud computing d’Amazon emboîte le pas à Microsoft et Cisco System en lançant  Chime, un service de visioconférence à l’intention de ses usagers du cloud computing. Les clients disposent ainsi d’un nouveau service de communication destiné à simplifier les visioconférences et les discussions instantanées via des ordinateurs portables, des dispositifs sous Android ou iPhones. Cet ensemble de services tarifiés à l’utilisation s’apparente à l’approche que les acteurs de la téléphonie mobile et du haut débit appliquent au marché de la consommation.

Le recours à des services par abonnement dans les bureaux de demain va s’accélérer à mesure que les millennials vont accéder à des postes à responsabilité. PwC cite une récente étude Eurobaromètre, qui révèle qu’un tiers des 25-39 ans ont fait appel à un service proposé dans le cadre de l’économie de l’usage et sont trois fois plus susceptibles de le faire que les plus de 55 ans.

L’adoption de modèles basés sur des systèmes d’abonnement est favorisée par le changement de comportement des consommateurs. Il existe maintenant une pléiade de services que l’on peut louer en tant que consommateur et que l’on retrouve désormais sur le lieu de travail. La nature humaine reste fidèle à elle-même, même dans un environnement professionnelle, ajoute Pascal Layan.