Location du matériel informatique : les logiciels sont aussi concernés

Pour financer ses logiciels – de messagerie, de comptabilité ou encore de relation client – votre entreprise a la possibilité de les louer. Une alternative à l’achat, qui présente notamment pour avantage d’évacuer les tâches d’installation, de maintenance et de mise à jour. Explications.

Qu’elle soit spécialisée dans l’informatique ou non, votre entreprise doit disposer d’ordinateurs performants et modernes. Pour cela, vous pouvez vous tourner vers l’achat ou la location de matériel hardware – cette dernière option vous permettant de renouveler régulièrement ces équipements, et donc de rester en phase avec les nouvelles avancées technologiques.

Mais le matériel « physique » n’est pas le seul à prendre en considération : le software, c’est-à-dire les logiciels, doit l’être également. Or, pour le financer, l’option locative existe aussi.
Il s’agit de louer auprès d’un prestataire (il peut s’agir d’un fournisseur d’accès à internet ou d’un spécialiste) un logiciel pour une durée prédéfinie. Le logiciel est installé et hébergé chez le prestataire, et votre entreprise y a accès via internet moyennant un droit d’accès, se traduisant par le paiement d’un loyer (généralement mensuel). On parle de « logiciel en tant que service » ou « software as a service » – le logiciel n’est pas installé sur la machine de l’utilisateur, mais ce dernier y a accès en mode cloud. C’est l’usage du logiciel qui est vendu.

Les logiciels professionnels ainsi loués peuvent être, par exemple, des logiciels de relation client (CRM), de messagerie ou de comptabilité.

Acheter vos logiciels professionnels permet à votre entreprise d’en disposer de manière permanente, y compris en cas de coupure de ligne internet. Avec la location, en revanche, vous êtes tributaire de votre connexion internet pour utiliser vos logiciels.

Pour autant, l’option locative présente un grand nombre d’avantages sur l’achat. Avant tout – et c’est un avantage général de la location – elle évite à votre entreprise un investissement initial coûteux, en lissant les frais sur la durée du contrat. L’installation d’un logiciel CRM sur une dizaine de postes, par exemple, peut s’élever à 15 000 euros… De plus, le fait que le loyer à payer soit régulier et d’un montant invariable offre une parfaite visibilité en termes de trésorerie, facilitant la gestion des dépenses de l’entreprise.

Autre avantage général de la location, qui s’applique aux logiciels : elle est un rempart contre l’obsolescence, en offrant l’opportunité de disposer, toujours, d’un logiciel nouvelle version.

La location de logiciels professionnels revêt en outre des avantages spécifiques. Elle offre une facilité d’utilisation considérablement plus grande qu’avec l’achat, ainsi qu’un gain de temps : en effet, vous n’avez pas à installer les logiciels ni à les administrer en interne (installation des mises à jour, maintenance…), ceux-ci étant hébergés chez le prestataire. Ce qui est particulièrement utile si vous ne disposez pas d’employés spécialisés. De plus, donner accès au logiciel à un nouveau salarié se fait rapidement en cas de location, aucune nouvelle installation n’étant requise. Le « software as a service » permet enfin d’adapter exactement le nombre de licences au nombre de collaborateurs, avec la possibilité de réduire ou d’augmenter ce nombre en cas de changement d’effectifs, et de transmettre une licence d’un utilisateur à un autre en toute fluidité.

Du côté des éditeurs de logiciels aussi, l’option locative présente des avantages : ceux-ci ont une meilleure visibilité sur les usages des entreprises en termes de logiciels, puisque ces dernières louent exactement ce dont elles ont besoin, et rien d’autre, pour le temps qui leur est nécessaire. Les éditeurs adaptent donc plus aisément leurs produits aux attentes des utilisateurs, réduisant ainsi le « shelfware » – de l’anglais shelf (étagère) et software (logiciel), soit le fait pour une entreprise de laisser un logiciel prendre la poussière sur une étagère…

Pour les distributeurs de logiciels, enfin, l’option locative a ceci d’intéressant qu’elle permet d’entretenir une relation suivie avec les clients, et leur assurent des revenus prévisibles, lissés sur le long terme.