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Quand la pression règlementaire impose de faire évoluer ses équipements

Un exemple de réglementation synonyme de changement d'équipements :  l'obligation pour les commerçants de s'équiper d'un logiciel de caisse certifié.
Un exemple de réglementation synonyme de changement d'équipements : l'obligation pour les commerçants de s'équiper d'un logiciel de caisse certifié.

Un changement de réglementation peut rendre inutilisable un équipement professionnel… et imposer à une entreprise de le changer. On parle, à propos de ce risque, de pression réglementaire. Pour faire face aux coûts qu’elle peut impliquer, mais aussi en tirer profit pour réaliser des gains de productivité, il convient de cerner les contours de ce phénomène et de l’anticiper.

La pression réglementaire, qu’est-ce que c’est ?

De multiples raisons peuvent pousser une entreprise à changer ses équipements. Il peut s’agir d’un choix volontaire, visant à gagner en efficacité ou à améliorer le bien-être des collaborateurs. Par exemple : changer les équipements médicaux d’un cabinet afin de s’en procurer de plus récents, bénéficiant de nouvelles technologies. Ou encore : remplacer les ordinateurs d’un bureau devenus obsolètes. Mais le renouvellement des biens d’entreprises peut également découler d’une décision des autorités, indépendante de la volonté de l’entreprise. C’est le cas lorsqu’un changement de réglementation rend des produits, jusqu’alors utilisés en entreprise, inexploitables.

La pression réglementaire doit être prise au sérieux par toute entreprise, puisqu’elle peut impliquer des frais de renouvellement de matériel.

Toutes les entreprises sont concernées

Quel que soit le secteur d’activité de l’entreprise, peut être affectée par ce phénomène. Car les changements de normes et autres mesures prises par la sphère publique, peuvent concerner des équipements parmi les plus communs dans le monde professionnel.

Par exemple : les équipements de télécommunication. Les autorités ont décidé de mettre un terme à l’exploitation du traditionnel réseau téléphonique cuivre, à l’horizon 2020. Cela a pour conséquence de forcer les entreprises à se débarrasser de leur standard téléphonique interne PABX, qui exploite le canal de communication historique cuivré. Elles ont pour possibilité de le remplacer par un standard IPBX (qui utilise le même réseau qu’Internet et les technologies de voix IP), de transformer leur standard par un autocommutateur de type IPBX, ou encore d’externaliser leur téléphonie sur des serveurs informatiques (Centrex IP).

Des changements réglementaires peuvent affecter, également, du matériel spécifique à un secteur précis. Comme celui des commerçants. Ainsi, depuis le 1er janvier 2018, ceux-ci ont dû se doter d’un logiciel de caisse certifié et sécurisé. Cette nouvelle obligation vise à lutter contre la dissimulation des recettes et la fraude à la TVA, à travers un logiciel qui sécurise et archive les données des caisses enregistreuses. Pour nombre de commerçants, l’acquisition de ce logiciel a impliqué un changement de caisses.

https://twitter.com/Economie_Gouv/status/1019510657312583681

La pression réglementaire : contrainte… et opportunité ?

La pression réglementaire ne doit pas être perçue, uniquement, comme une contrainte. En forçant l’entreprise à changer tel ou tel matériel, une nouvelle réglementation peut être l’occasion de gagner en productivité, ou de réduire certaines dépenses. S’ils poursuivent parfois des buts sécuritaires ou anti-fraude, les changements de normes peuvent aussi avoir une vocation écologique, synonyme de réduction de consommation d’énergie pour les entreprises ou de plus grande durabilité pour leurs équipements.

Cela s’observe dans le cas des ampoules électriques. En 2013, les ampoules à incandescence ont été interdites à la vente ; et, à l’automne 2018, celles halogènes doivent à leur tour être prohibées. Conséquence : les entreprises qui utilisaient ces types d’ampoules énergivores doivent les changer pour des équipements moins gourmands en énergie – en particulier, les ampoules LED. En d’autres termes, ce changement de réglementation pousse les professionnels qui ne l’ont pas encore fait à s’équiper d’un système d’éclairage moins archaïque, et donc à faire des économies sur la facture d’électricité. Cette problématique concerne également les particuliers et les collectivités publiques – EDF, d’ailleurs, encourage ces dernières à se convertir aux LED pour réaliser des économies d’énergie :

https://twitter.com/EDF_HDF/status/968078716466356229

De même, tout changement de réglementation qui impose d’acquérir du matériel informatique plus moderne, est à même d’améliorer la productivité des entreprises. Par exemple, la facture dématérialisée (électronique) est devenue obligatoire pour les grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés), et le sera pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) en 2019, et pour les très petites entreprises (moins de 10 salariés) en 2020. Une démarche expliquée dans une vidéo diffusée par l’Agence pour l’informatique financière de l’État :

Les PME et TPE sont ainsi incitées à s’équiper d’un matériel informatique en mesure – au minimum – de réaliser des factures électroniques. Matériel à même de les aider dans d’autres tâches, et qu’elles n’auraient peut-être pas acquis sans la pression réglementaire.

Bien anticiper la pression réglementaire

Si les renouvellements d’équipement dus aux changements de réglementation peuvent s’avérer bénéfiques pour les entreprises, il convient néanmoins de les anticiper, au vu du coût qu’ils représentent. Pour cela, aucune raison de s’inquiéter : les modifications de normes et interdictions sont généralement annoncées plusieurs années en avance par les autorités, avant leur mise en application. Pour se tenir au courant de tels changements, les entreprises peuvent consulter de temps en temps les sites gouvernementaux – du ministère de l’Économie, pour les normes d’entreprise, celui de l’Écologie, pour les normes écologiques… – ainsi que la presse spécialisée, économique ou d’entreprise. Celle-ci ne manque pas, d’ailleurs, de rappeler chaque 1er janvier quelles sont les nouvelles réglementations entrant en vigueur.

Une autre pratique à adopter pour accompagner de manière « indolore », financièrement parlant, les changements de réglementation, est la location. L’achat, en effet, n’est pas la seule option de financement pour les équipements – qu’il s’agisse du parc informatique et télécom, des systèmes de sécurité ou encore du matériel spécialisé (par exemple médical). Ils peuvent aussi être loués. Ainsi, lorsqu’il devient nécessaire de changer un produit, il suffit de ne pas renouveler le contrat de location à son terme, et de louer un autre bien. En achetant un équipement, à l’inverse, l’entreprise dépense une somme potentiellement lourde, quand bien même elle devra peut-être le changer quelques années plus tard en raison d’un changement réglementaire.

 

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